Dès l'instant où une organisation atteint un certain seuil de croissance, le chef d'entreprise ne peut plus tout faire, tout organiser et tout superviser. L'organisation générale et le climat social en souffriraient. Il devient alors nécessaire de procéder à des délégations de pouvoir ou encore d'organiser la manière de décentraliser les responsabilités et la prise de décision.

De ce point de vue, on distingue habituellement la délégation de pouvoir ( qui est surtout une affaire individuelle ) de la décentralisation qui, quant à elle, s'inscrit dans la structure même de l'entreprise.

Quoi qu'il en soit, la prise de décision est étroitement liée à la structure de la hiérarchie d'entreprise ( fonctionnelle -- divisionnelle -- matricielle -- structure moderne flexible -- etc.... ).

Il convient donc , dans ce chapitre, d'étudier dans un premier temps les niveaux de décision en opposant la théorie et la pratique. Dans un second temps, il conviendra d'analyser les différentes modalités d'attribution et de répartition du pouvoir dans l'entreprise ( délégation est décentralisation ).

 

I -- la prise de décision -- les niveaux de décision.

« Chaque jour, des chefs d'entreprises très occupés doivent analyser de nombreuses situations et prendre des centaines de décisions. Par exemple, pourquoi les ventes sont-elles élevées dans une ville et moins importantes dans une autre ? Investir dans un nouvel équipement provoquerait-il une meilleure productivité ou davantage de confusion ? Il est rare que nous puissions réfléchir sur notre manière de penser. Chaque décision est le résultat d'un processus complexe qui, en règle générale, implique deux manières de réfléchir : regarder en arrière pour comprendre le passé et voir plus loin pour prévoir l'avenir.

Regarder en arrière est une action essentiellement intuitive et suggestive ; elle implique que l'on recherche des normes, que l'on fasse le lien entre des événements apparemment sans rapport, que l'on évalue des raisonnements possibles pour expliquer l'événement, et que l'on trouve une image ou une théorie pour pouvoir voir plus loin.
Voir plus loin est une action différente. Elle ne nécessite pas de l'intuition mais une certaine formulation mathématique, le décisionnaire doit rassembler et évaluer un certain nombre de variables, et ensuite faire une prévision. En suivant une stratégie ou une règle de conduite, en évaluant l'exactitude de chaque facteur est en associant tous les éléments d'information, le décisionnaire parvient à faire une prévision unique et complète.

Même si les dirigeants de sociétés utilisent sans cesse deux manières de penser, ils ne sont pas tous conscients de leur différence. Qui plus est, ceux qui manque de connaissances poussent les décisionnaires à tomber dans les pièges de la pensée,ce qui amène à prendre de mauvaises décisions. En sachant comment regarder en arrière et réfléchir à l'avenir, nous avons la possibilité de reconnaître ces pièges et d'améliorer la qualité de nos décisions....... »

Hillel - Einhorn -Robin - Hogart , extrait de Harvard L'Expansion.

-- En théorie :

En théorie et les niveaux de décision  doivent correspondre aux niveaux hiérarchiques. Nous avons détaillé dans le chapitre précédent la classification des décisions selon leur degré de risque et selon leur finalité.

Selon leur finalité, les décisions sont classées en trois grande catégories : -- les décisions stratégiques -- les décisions tactiques ou de pilotage -- les décisions opérationnelles.

Les choses devraient en principe être simples. Les dirigeants prennent les décisions stratégiques alors que les responsables des sous- systèmes prennent les décisions politiques ou tactiques. Les chefs d'équipe, quant à eux, prennent les décisions de régulation (ou décisions opérationnelles). Les exécutants prennent les décisions d'exploitation.

-- En pratique :

En pratique, on constate que très souvent les niveaux théoriques de décision ne correspondent pas exactement aux niveaux hiérarchiques et ceci pour plusieurs raisons :

Tout d'abord, certaines personnes sont incapables de prendre des décisions. Il est en effet assez lucide de constater que bon nombre de "soi disant" décideurs qui sont pourtant, chargés de responsabilités se révèlent, en fait, incapables de diriger valablement un service ou tout simplement de prendre des décisions opportunes. Ainsi que le disait Peter , de tels dirigeants ou responsables ont peut-être atteint leur « niveau d'incompétence ».

Par ailleurs, on constate l'apparition et le développement de nombreux réseaux informels de relations et de communication dans les organisations. Ces réseaux informels ont parfois un pouvoir considérable dans le processus de la prise de décision.

Ajoutons enfin que certaines postes nouveaux peuvent être créés alors qu'ils n'étaint pas prévus dans la hiérarchie initiale. Les règles du jeu peuvent être ainsi faussées par rapport à l'organisation des pouvoirs telle qu'elle était prévue dans l'organisation de la structure.

Certains dirigeants peuvent avoir un espace de commande relativement restreint alors que leur champ d'action est très étendu. L'espace de commande correspond à la latitude décisionnelle d'un individu. Par exemple, un directeur financier commande tous ses collaborateurs directs à l'intérieur de son service. La notion de champ d'action correspond à la zone d'influence réelle de l'action d'un individu. Par exemple, certaines personnes peuvent avoir un espace de commande relativement restreint alors que leur champ d'action est très étendu. Il en est ainsi du directeur financier dont le champ d'action recouvre en partie ceux du directeur technique, du directeur commercial, ou du directeur des ressources humaines. Parfois même, le champ d'action d'un individu peut dépasser le cadre de l'entreprise. Il en est ainsi pour les très grandes entreprises dont les décisions stratégiques peuvent même influencer l'attitude des pouvoirs publics (Microsoft aux USA, Renault en France, etc.......).

 

II -- La délégation et la décentralisation des pouvoirs.

A -- La délégation.

La délégation doit être très nettement distinguée de la décentralisation. En matière de délégation, il s'agit, pour un supérieur hiérarchique, de donner à un subordonné qui accepte (la notion d'acceptation est importante ici),des missions dont il rendra compte au terme d'une période convenue.

La délégation peut donc être temporaire ou définitive.

-- La délégation temporaire est la forme de délégation la plus fréquente. Un subordonné peut, par exemple, prendre des décisions en l'absence du décideur. Il peut s'agir, par exemple, de recevoir un fournisseur ou encore de signer un contrat de vente. Parfois, la délégation est indispensable, notamment lorsque la décision requiert des compétences particulières ( choix d'un système d'usinage, choix d'une installation en réseau, etc.... ). Lorsque la délégation est temporaire les notions d'autorité, de décision et de responsabilité sont dissociées. En théorie, la décision est prise par le subordonné mais le décideur conserve l'autorité et doit assumer la responsabilité des conséquences de la prise de décision. De ce point de vue, un subordonné n'est donc pas ( en théorie ) responsable des conséquences éventuelles d'une mauvaise décision.

-- La délégation permanente que l'on qualifie encore de distribution d'autorité consiste à accorder le droit de décider dans certaines situations mais aussi de faire exécuter et de contrôler les résultats.

En matière de délégation permanente on associe autorité,décision, et responsabilité. Le subordonné se trouve investi du pouvoir rendre la décision et doit en assumer les responsabilités. En principe, une délégation permanente doit faire l'objet d'un avenant dans le contrat de travail du subordonné.

En règle générale le degré de responsabilisation des individus va de pair avec le climat social. Notons toutefois que lorsque les travailleurs disposent de peu de possibilités de décision mais sont investis de responsabilités importantes le climat social tend à se détériorer -- c'est le cas des organisations de type bureaucratique ( l'administration par exemple ).

-- Les avantages de la délégation :

• Meilleur contrôle de la mise en oeuvre de la décision car le décideur est sur le terrain.
• Meilleur participation du personnel de l'entreprise au processus de prise de décision.
• Réduction des délais d'application de la décision.
• Les décisions sont souvent prises par des spécialistes, ce qui est un gage de qualité des décisions.
• « Pause café pour le décideur qui délègue ! ! ! » ( lucide, mais à relativiser et surtout pas à généraliser -- quoi que ! !)

-- Les inconvénients de la délégation :

• Risque de circulation d'informations contradictoires -- ce qui est source d'inefficacité pour les organisations.
• Risque de désorganisation de la hiérarchie dans la mesure où certains centres de décision inférieurs peuvent prendre le pas sur les supérieurs. Notons ici l'importance des réseaux informels de communication qui se créent dans les entreprises.

B. -- la décentralisation

Nous venons de constater que la délégation est surtout une affaire de personne à personne. La décentralisation, quant à elle, relève de l'organisation et de la structure de l'entreprise.

La notion de décentralisation se fonde sur les deux principes suivants :.

1. -- Pour que la décision soit efficace elle doit être prise le plus près possible de son niveau d'application.
2. -- la division de l'entreprise en unités autonomes.

Prenons par exemple la structure divisionnelle. L'entreprise est organisée en branches d'activités autonomes et souvent indépendante sur le plan juridique. Une telle structure nécessite une définition précise des objectifs de chaque unité décentralisée et surtout la mise en place d'un système efficace de contrôle, d'informations, et de coordination.

Les cadres supérieurs peuvent se concentrer sur la réflexion stratégique et se détacher des tâches « subalternes ».

-- Avantages de la décentralisation.

• Les décisions se prennent au mieux des compétences de chacun.
• Aucun risque de perturbation en cas d'absence.
• Plus grande souplesse dans le processus de prise de décision. Par exemple, un agent commercial sera libre de décider de l'importance des remises accordées à ses clients (si toutefois se pouvoir lui est accordé).
• Communication et actions correctives mises en oeuvre plus rapidement.

-- inconvénients de la décentralisation.

• La décentralisation nécessite la mise en place d'un système de contrôle mais les coûts sont parfois très élevés.
• Risque de mauvaise coordination entre des niveaux hiérarchiques identiques. La structure matricielle, par exemple, se caractérise par l'apparition de zones de compétences communes ( voir chapitre 1 sur les structures d'organisation des entreprises ).
• Risque de mauvaise décision si le délégué manque de formation ( ou d'informations ).

 

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